Edwin Rolando García Caal
Muchas personas, empresas e
instituciones utilizan indistintamente las palabras del título de este
artículo. Pero ¿cuál es la palabra correcta? Un recorrido teórico por diversas interpretaciones
nos permitirá ampliar el panorama. No obstante para iniciar utilizaremos como
punto de partida la siguiente frase: “el
monitoreo, el seguimiento y la evaluación son acciones que se realizan
sobre un mismo quehacer institucional (proyecto institucional), un mismo
proceso empresarial (proyecto económico) o un mismo desarrollo individual
(proyecto de vida); cuando estas instancias buscan alcanzar uno o varios
objetivos previstos. En ese sentido,
para simplificar el destino del monitoreo, el seguimiento y la evaluación,
diremos que los tres conceptos se aplican a proyectos de naturaleza diversa.
La palabra monitoreo, no es lo mismo que seguimiento,
dado que la segunda define un sistema. El Monitoreo
sugiere una posición estática, como quien está viendo un monitor desde su lugar
o está a la par de un trabajador para verificar que cumpla con los
procedimientos. Seguimiento implica
el movimiento hacia una ruta de un proceso. De ahí que hablemos de un viaje, un
trayecto y de los recursos técnicos para emprenderlo (UNAN, 2007) .
El monitoreo se conoce cuando involucra a los beneficiarios y no
solamente al personal del proyecto (ICCO, 2000) .
Monitoreo significa observar y recolectar información de cada
proceso. Seguimiento significa un
análisis sistemático de todos los procesos en su conjunto para así verificar si
seguimos ‘en el rumbo’ correcto. El monitoreo
garantiza el resultado. El seguimiento
evalúa el resultado. El seguimiento
evalúa los medios empleados y los resultados intermedios para ver si son
congruentes con el resultado final (CECP, 2002) .
Un sistema de monitoreo es
un proceso continuo y sistemático que mide el progreso y los resultados de la
ejecución de un conjunto de actividades (proceso) en un período de tiempo, con base en
indicadores previamente determinados. El seguimiento
se refiere a un conjunto de acciones que permiten comprobar en qué medida se
cumplen las metas propuestas en el sentido de eficiencia y eficacia. El monitoreo
garantiza que se logre el resultado. El seguimiento
registra si ese logro del resultado, unido a los logros de otros procesos, se
ha hecho eficiente y eficaz. En el monitoreo
se buscan las razones de las fallas comprobadas, con el objetivo de encontrar
alternativas de solución. El monitoreo
reporta logros para que las prácticas exitosas puedan ser replicadas y las
erróneas revisadas (Rodríguez,
1999) .
El monitoreo incluye la medición. Esta es la calificación o la
cuantificación de las variables que permite clasificarlas según los diferentes
hechos estudiados (Abdala, 2004) .
El monitoreo es un componente del Sistema de Evaluación, Monitoreo,
Seguimiento y Evaluación, el cual en su esencia constituye una herramienta
práctica para la recolección de datos en diferentes momentos dados del
desarrollo de un proceso.
La función del monitoreo es medir el ‘estado’ de la
cuestión (enfoque de eficiencia) de cara a los objetivos y los resultados
esperados formulados y con base en el sistema de indicadores construido en una
etapa previa. Es un proceso sistemático que se ejecuta con la aplicación de instrumentos
específicos cuyos contenidos corresponden a los indicadores ya mencionados. El
monitoreo se orienta al control sobre la ejecución de responsabilidades
asignadas y a la facilitación del ‘seguimiento’,
de las responsabilidades compartidas. Por ende debe ofrecer los datos
necesarios para una evaluación,
(auto) crítica y participativa (UNAN, 2007) .
Se entiende por seguimiento a la observación, registro
y sistematización de los resultados del monitoreo en términos de los recursos
utilizados, las metas intermedias cumplidas, así como los tiempos y
presupuestos previstos, las tácticas y la estrategia, para determinar cómo está
avanzando el proyecto en su conjunto y qué ajustes se deben realizar (Quintero,
1995) .
Según el Banco Mundial: Se
entiende por seguimiento a la
evaluación continua de la ejecución completa de los proyectos en relación con
el programa acordado (durante), y su relación con la utilización de insumos,
infraestructura y servicios. El seguimiento
proporciona información constante a los administradores y otros interesados,
retroalimentando la ejecución del proyecto como tal. Permite identificar
dificultades potenciales y adelantarse a las posibles complicaciones en tiempo
y falta de recursos (Thumm, 1998) .
Daniel Urzúa (2004, 19-…)
plantea: El seguimiento es una
acción permanente a lo largo del proceso de los proyectos, permite una revisión
periódica del trabajo en su conjunto, tanto en su eficiencia en el manejo de
recursos humanos y materiales, como de su eficacia en el cumplimiento de los
objetivos propuestos. Es de vital importancia que el seguimiento se realice como una parte integrante del proyecto,
acordada con los responsables de la gestión, para que no suceda como una mera
supervisión. Recordemos que la función del seguimiento
consiste en aportar aprendizaje institucional y no en emitir dictámenes sobre
resultados de un proceso (Urzúa, 2004) .
Según este autor los propósitos
del seguimiento son:
1) Fomentar la cultura de la
evaluación, la gestión del desempeño y la rendición de cuentas en función de
los resultados esperados.
2) Alinear la evaluación con el
ciclo de los proyectos, como un elemento sustantivo de la planificación
estratégica.
3) Alentar el aprendizaje
institucional de todos los actores involucrados en el proyecto con base en las
evaluaciones efectivas y de calidad.
4) Promover el uso de la
evidencia proporcionada por el seguimiento.
5) Elegir los resultados
pertinentes y demostrar cómo y por qué producen los resultados previstos o cómo
mejoran lo esperado.
El mismo autor indica 6 claves del seguimiento. Afirma que es
indispensable realizar un seguimiento
efectivo que sirva de base a una evaluación de calidad, por esto es necesario (Urzúa, 2004) :
1) Integrar un DIAGNÓSTICO o
LÍNEA DE BASE que sirva para identificar las expectativas, hipótesis, supuestos
y resultados esperados. La línea de base es el punto de referencia contra el
cual evaluaremos las informaciones obtenidas.
2) Establecer los indicadores de
cada caso, ya sea cobertura, eficacia, eficiencia, efectividad o proceso. Los
resultados esperados son el germen de los indicadores, en estos se describe un
punto de referencia que será reflejado en una medida estadística para cada
caso. Es importante que en la definición de los indicadores participen los
encargados de la gestión del proyecto y los aliados estratégicos involucrados
formalmente.
3) Programar el seguimiento
conforme a plazos pertinentes y convenientes acordados con los encargados de la
gestión de cada proyecto.
4) Compartir en equipo el
análisis de la información resultante, con la participación de los encargados
de la gestión y los aliados estratégicos.
5) Destinar recursos específicos
a las actividades programadas para el seguimiento.
6) Definir los plazos y los
medios para la difusión de la información, así como las audiencias principales
que deberán conocerla.
El autor Chassagnes (s.f., 15)
plantea respecto al seguimiento: Los
resultados del seguimiento
contribuyen a consolidar la información necesaria para la toma de decisiones
durante la etapa de ejecución, permitiendo el manejo de datos concretos y
sistematizados al momento de abordar una evaluación. Este proceso ha de ser
ágil, orientado y concertado; debe combinar elementos cuantitativos y
cualitativos (Chassagnes, s.f.) .
El seguimiento es otro componente integrante de un Sistema de
Evaluación, Monitoreo, Seguimiento y Evaluación, el cual se basa en los datos
obtenidos a través del monitoreo.
Mientras que el monitoreo mide
‘estados’, el seguimiento, que es un
proceso –o sea, consta de sus propias etapas-, permite identificar tendencias con
base en la reflexión conjunta (participativa) y comparativa (línea base) de
cara a los niveles de cumplimiento de objetivos y resultados esperados que se
van alcanzando. La identificación de estas tendencias, con sus consecuencias,
llevará a continuar el camino iniciado, a remediar, o a rectificar totalmente
el rumbo. El enfoque principal del seguimiento
es la eficacia del trabajo que se está desarrollando. Igual como en el caso del
monitoreo, el seguimiento se orienta al control sobre la ejecución de
responsabilidades asignadas y a la facilitación de la evaluación a través de
este acompañamiento en el cumplimiento de responsabilidades compartidas. El seguimiento no sólo apunta a la
evaluación, sino es parte integrante de todo proceso evaluativo con enfoque de
calidad, en el sentido de la realimentación inmediata (UNAN, 2007) .
Como interpretar el concepto de “evaluación”
Según las propuestas
metodológicas para la evaluación de impacto del CICAP, la evaluación implica las premisas siguientes (UNAN, 2007) :
a) Se realiza con menor frecuencia
en períodos generalmente anuales o al finalizar etapas.
b) Afecta las decisiones en
plazos mayores, por lo general es insumo para la elaboración de la
planificación anual y de futuros proyectos.
c) Mide el grado en que se
modifica la situación deseado por el cumplimiento de los objetivos y metas en
plazos a períodos establecidos.
d) Refleja el estado o situación
en que se encuentra el proyecto y su impacto.
e) La información que brinda
contribuye al mismo tiempo en el ámbito interno y externo, principalmente entes
financieros externos, donantes, contrapartes y población participante.
f) Es una función importante para
reflexionar sobre la planificación.
g) Afecta la planificación futura
de recursos, incluso puede determinar el plazo del proyecto, cuando se propone
ampliar o cerrar un proyecto.
h) Se manifiesta en documentos
(informes) menos frecuentes, pero más extensos.
i) Su nivel de acción es la
eficacia y los impactos.
j) El objeto de la evaluación son
los efectos y los impactos.
k) Corresponde a planificación de
largo plazo, planes estratégicos.
l) Se basa en indicadores de
impacto, efecto, resultados.
m) En la evaluación se analiza la
visión, misión, objetivos, estrategias y otros aspectos esenciales.
El autor Quintero (1995, 76), al
referirse a la ‘Evaluación’ expresa:
La Evaluación es un proceso de
análisis crítico de todas las actividades y resultados de un proyecto, con el
objeto de determinar la pertinencia de los métodos utilizados y la validez de
los objetivos, la eficiencia en el uso de los recursos y el impacto en los
beneficiarios (Quintero, 1995) . La evaluación utiliza la información
obtenida y producida por el Sistema de Seguimiento y Evaluación y al comparar
los resultados con los objetivos, identifica los aspectos que han dificultado o
favorecido el desempeño del proyecto, con el propósito de sacar enseñanzas para
un futuro proyecto o para plantear estratégicas de cambio en una siguiente fase.
La evaluación es un proceso general
de aprendizaje cuyos fines son, básicamente (1) mejorar las condiciones
presentes del proyecto, (2) sacar a flote las posibles insuficiencias o errores
del proyecto para contrarrestarlos y prevenirlos en el futuro, y (3) destacar
lo útil, eficiente y aceptable para actualizarlo teniendo en cuenta las
circunstancias que ayudaron a su éxito y las nuevas que se prevean (Quintero,
1995) .
Budinich (1998, 8) establece
diferencias entre evaluación,
auditoría e investigación, con base en una referencia del manual del PNUD para
la Administración de Proyectos: “Lo mismo que la evaluación, una auditoría supone la valoración de la
eficiencia y eficacia y la formulación de recomendaciones para promover
mejoras. No obstante, en la valoración de estos elementos, la auditoria se distingue de la evaluación
por su orientación u objetivo. Normalmente, una auditoria se concentra
principalmente en la observancia de las normas y reglamentos vigentes, en vez
de tratar de comprobar la pertinencia y determinar los probables efectos o
sostenibilidad de los resultados”. Una auditoría
por lo tanto no necesita ni analizar, ni documentar el aprendizaje del proyecto (Budinich,
1998) .
Una investigación no tiene la intención de proponer cambios en el proyecto
Urzúa (2004, 14), en el contexto
de un Manual del sistema de seguimiento y evaluación de la política pública de
juventud (SSE), plantea: Entendida como evaluación
de resultados, es un proceso organizado de aprendizaje que resulta de cotejar
lo realizado con lo planificado. … La evaluación
consiste en la determinación de una valoración acerca de la marcha de la
eficiencia y la eficacia, o sea de los mismos aspectos que observa el
seguimiento, sólo que al momento de evaluar se ubica el acento con respecto a lo
esperado (Urzúa, 2004) .
El Cubano Chassagnes (s.f., 17)
responde la pregunta ‘¿Qué es la Evaluación?’ así: A diferencia del
seguimiento, la evaluación es un
proceso más completo y profundo de análisis de la acción. Allí, luego de un
lapso de tiempo previamente establecido, realizamos un análisis crítico de
todas las actividades y resultados del proyecto. En este momento es de
indudable importancia la información que hemos ido recogiendo en el
seguimiento. … La evaluación es el
momento preciso de reajustar y programar las próximas etapas del proyecto o
bien el momento de darlo por terminado. En este último caso se la denomina
Evaluación Final (Chassagnes, s.f.) .
Rodríguez (1999, 10-11) expone:
Como mecanismo institucional la evaluación
es el proceso integral y continuo de investigación y análisis de los cambios
más o menos permanentes que se materializan en el mediano y largo plazo, como
una consecuencia directa o indirecta del quehacer institucional o del proyecto
en el contexto, la población y las organizaciones participantes. La evaluación es de carácter integral y
transformador. La evaluación compara
los avances del proceso con los objetivos, identifica los aspectos que han
dificultado o favorecido el desempeño y avance, con el propósito de generar
aprendizajes. La evaluación facilita
el análisis crítico de los efectos e impactos del plan, programa o proyecto,
con el propósito de determinar la pertinencia de los métodos utilizados, la
validez de los objetivos, la eficiencia en el uso de los recursos y el impacto
en relación con los grupos participantes. Uno de los aspectos fundamentales de
cara a la calidad en los procesos de evaluación constituye sin duda la
participación (Rodríguez,
1999) .
En conclusión, la diferencia que
existe entre las palabras monitoreo, evaluación y seguimiento es el orden de su
aplicación. El monitoreo es
frecuente (durante); el seguimiento
es permanente pero se da post resultados (técnicos, financieros y humanos). Por lo tanto primero se hace
monitoreo y luego se hace el seguimiento.
La evaluación es periódica pero sólo ocurre después de las
experiencias del seguimiento por lo tanto no abordará el mediato plazo pero sí
el corto plazo (anual), el mediano plazo (bianual, trianual y quinquenal) y el
largo plazo.
La base del monitoreo es la supervisión. La base del seguimiento es la sistematización y correlación de los resultados
del monitoreo. La base de la evaluación
es el análisis crítico participativo de los aprendizajes del seguimiento. La
referencia del monitoreo es la
promesa de los resultados ofrecidos. La referencia del seguimiento es el sistema de indicadores que se construye a partir
del monitoreo. La referencia de la evaluación
es la línea base y los indicadores del monitoreo más reciente. Las decisiones
que resultan del monitoreo son
operativas. Las decisiones que resultan del seguimiento son tácticas. Las decisiones que resultan de la evaluación son estratégicas. Lo que
hace el monitoreo es medir
resultados. Lo que hace el seguimiento
es describir efectos. Lo que hace la evaluación
es valorar impactos. La importancia del monitoreo
es que captura datos. La importancia del seguimiento
es que relaciona e interpreta datos. La importancia de la evaluación es que plantea escenarios futuros.
El uso del monitoreo es interno. El uso del seguimiento es interno. El uso de la evaluación es externo. Los enfoques del monitoreo son de control. Los enfoques del seguimiento son de re-alimentación. Los enfoques de la evaluación son de aprendizaje
constructivo.
¿Quiénes hacen el monitoreo? los
supervisores en el nivel operativo. ¿Quiénes hacen el seguimiento? los
analistas en el nivel ejecutivo. ¿Quiénes hacen la evaluación? El mayor número
de actores involucrados por el lado del proyecto y por el lado de los
destinatarios del proyecto.
La evaluación permite visualizar
las transformaciones del proyecto antes de la puesta en marcha en una nueva
fase, desde ese punto de vista puede llamarse evaluación exante. La evaluación durante
es el seguimiento y la evaluación expost existirá sólo cuando el proyecto ya no tenga
continuación y la evaluación realizada será la última acción del proyecto.
Trabajos citados
Abdala, E.
(2004). Manual para la evaluación de impactos en programas de formación
para jóvenes. Montevideo: CINTERFOR.
Budinich, V. (1998). Lineamientos para incorporar la perspectiva de
género en Sistemas de Seguimiento y Evaluación. Castries, Santa Lucía:
FIDA-CDB.
CECP. (2002). Monitoreo. Nicaragua: Centro de Educación y
Comunicación Popular.
Chassagnes, I. (s.f.). Fundamentos de Gerencia Contemporánea. La
Habana: Instituto Superior Politécnico.
ICCO. (2000). Pautas para una buena planificación, monitoreo y
evaluación. Holanda: Organización inter-eclesiástica para la Cooperación
al Desarrollo.
Quintero, U. (1995). Evaluación de Proyectos. Construcción de
indicadores. Colombia: Fundación FES.
Rodríguez, G. e. (1999). Sistemas de monitoreo y evaluación sensibles
a género. San José de Costa Rica: ABSOLUTO.
Thumm, R. W. (1998). Diseño de sistemas de seguimiento y evaluación de
los proyectos. Washington: Departamento de Evaluación de Operaciones -OED.
B.M.
UNAN. (2007). Curso E-DC-5.2 Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de
Proyectos. Managua: CICAP.
Urzúa, D. (2004). Manual del sistema de seguimiento y evaluación de la
política pública. Managua: Comisión Nacional de Juventud.
6 comentarios:
Excelente información,muchas gracias-
El trabajo de investigación realizado es excelente. Al analizar las diferentes fuentes y definiciones, se le transmite al lector, que en castellano se utilizan ambos términos, y de manera diferente. Por qué?
Sin embargo, debo enfatizar que en el fondo tanto monitoreo como seguimiento es lo mismo! La diferencia es que monitoreo viene del inglés (ver http://lema.rae.es/drae/?val=monitoreo) y seguimiento es la palabra en castellano.
En inglés "monitoring" significa: Proceso sistemático de observar, seguir y registrar actividades o datos para medir el éxito de un proyecto, programa o proceso y su alcance/avance (incluyendo efectos deseados y no deseados, planificados o no), para lograr los objetivos y/o resultados planificados. La información recopilada a través del "monitoring" es usada para analizar y revisar todos los componentes de un proyecto o departamento para medir su efectividad y ajustar los insumos y recursos donde sea necesario.
Según el ámbito donde se aplique (educación, medicina, militar, ambiente, empresa, informática, etc.), puede variar el lenguaje de relativamente estático a dinámico. Esto de igual manera sucede bajo el término "seguimiento".
La evaluación es una parte adicional en el proceso sistemático de conducción de un proyecto, programa o proceso, y debe conllevar a la toma de decisiones para lograr los efectos deseados, basándose en el seguimiento o monitoreo.
En cuanto a la evaluación no precisamente debe ser únicamente externa sino también por la salud del proyecto mismo debe ser realizada por ejecutores y beneficiados del proyecto si se requiere.
Buena la aclaración y diferencia
Interesante el esfuerzo de definición. Coincido con el hecho de que los términos (o palabras), traducidos al español, pueden ser definidos de la misma manera; sin embargo, el significado es otro asunto. La definición se relaciona al uso de palabras para acotar el uso de un término, su alcance, y según la RAE se basa en el uso que la gente le da a las palabras. El significado en cambio, es una cuestión cultural en que todos concuerdan. Gallina, puede ser definido como un ave..., pero también puede entenderse como cobarde, según contexto cultural (en sentido amplio). En este caso, he visto un amplio uso y abuso de ambos términos y su mezcla, pero en la práctica se suele recurrir a la forma en que la ciencia resuelve estos problemas: como son términos operacionales, se usan según las definiciones que nosotros mismos acotemos según nuestras escalas y contextos de uso. O, más simple, incluir todo en la definición de un mismo término. Lo importante es definirlo al inicio.
En lo personal coincido, en que es necesario establecer el uso en el marco de las realidades, para un contexto meramente técnico de un evaluador o planificador, las diferencias quedan claramente establecidas y marcan hitos importantes.
Me quedo con el articulo y su definición.
Atte. MILTON MALAGA
correo milton.malaga@yahoo.com
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